Kiedy warto skorzystać z usług firmy spedycyjnej?

Kiedy warto skorzystać z usług firmy spedycyjnej?

W odpowiedzi na powyższe pytanie pomoże nam artykuł Michała Kałtuniaka pt. „Kiedy warto skorzystać z usług firmy spedycyjnej?”, który ukazał się w Rzeczpospolitej z dnia 16.06.2009 r., wraz z fotografią autorstwa Pawła Gałki.


Foto-Paweł Gałka

Foto-Paweł Gałka

Kiedy warto skorzystać z usług firmy spedycyjnej

Dobry spedytor nie tylko sprawnie zorganizuje przewóz, ale też pozwoli obniżyć koszty transakcji. Wszystko za sprawą znajomości rynku i korzystniejszych stawek przewozowych

Sprzedając towary za granicę lub sprowadzając je do kraju od zagranicznych partnerów, stajemy przed problemem dostawy. Podział obowiązków z tym związanych bywa różny. Umowa sprzedaży może zawierać obowiązki sprzedającego jedynie w zakresie wytworzenia produktu i pozostawienia go we własnym magazynie. Obowiązkiem nabywcy będzie zorganizowanie transportu od miejsca wytworzenia towaru, aż do miejsca docelowego. Sytuacja może być również odwrotna. To sprzedający będzie miał obowiązek nie tylko wyprodukować, opakować i przygotować towar do transportu, ale też dostarczyć go do siedziby (magazynu) kupującego.

W praktyce zdarzają się często sytuacje, gdy strony dzielą się tymi kosztami i – co równie istotne – ryzykiem związanym z transportowaniem towarów.
Polski eksporter dostarcza towar na pokład statku w Gdańsku lub Hamburgu i do tego miejsca ponosi wszystkie koszty i ryzyko z tym związane. Na dalszej drodze obowiązki z tym związane przejmuje kupujący.
Warto pamiętać, że posiadanie tzw. gestii transportowej, czyli prawa (i obowiązku) do zorganizowania transportu międzynarodowego, może mieć swoje plusy. Wysyłając znaczne partie towarów lub robiąc to systematycznie, mamy szansę wynegocjować korzystniejsze stawki przewozowe, niż wynikałoby to z przyjętych przez firmy transportowe taryfikatorów. Ponadto decydujemy o wyborze środka transportu (ciężarówka, pociąg, prom) i trasie przewozu (jeżeli oczywiście jest to fizycznie możliwe).W ten sposób można obniżyć koszty związane z realizacją całej transakcji handlowej.
Zwiększają się również możliwości negocjacyjne i przerzucania (ukrywania) części kosztów pomiędzy różnymi etapami realizacji transakcji handlowej.

Złożony proces

Z drugiej strony należy pamiętać, że obsługa transportowa ładunków w handlu międzynarodowym to bardzo złożony proces. Wymaga wiedzy i doświadczenia, szczególnie przy wysyłce towarów na znaczne odległości i gdy w grę wchodzi zastosowanie różnych środków transportu (tzn. towar będzie wielokrotnie przeładowywany z samochodu na pociąg, z pociągu na statek lub samolot itd.).Jakość tego procesu będzie miała zasadnicze znaczenie dla właściwego i, co istotne, efektywnego przebiegu całej transakcji handlowej.
Od tego będzie przecież zależało, czy towar zostanie dostarczony zgodnie z terminem przewidzianym w kontrakcie, czy nie ulegnie po drodze uszkodzeniu, czy na czas uda się skompletować wszystkie wymagane dokumenty.
Ten ostatni element będzie szczególnie istotny przy uwarunkowanych formach płatności (inkaso, akredytywa). W takiej bowiem sytuacji eksporter w swoim banku będzie musiał w wyznaczonym czasie zaprezentować komplet wymaganych dokumentów (w tym zarówno dokumentów przewozowych, jak międzynarodowy samochodowy lub kolejowy list przewozowy albo konosament).
Wszystkie one będą musiały być wypełnione w prawidłowy sposób i dokumentować wysyłkę towaru.Przestój w transporcie towaru lub jego zła organizacja mogą skutkować tym, że sprzedający potrzebnych mu dokumentów po prostu nie będzie miał. Dlatego, aby dostawa od nadawcy do kupującego była sprawnie i efektywnie zrealizowana, niezbędne jest właściwe zarządzanie procesem transportowym.
Zakładając, że firma przyjęła na siebie obowiązek dostarczenia towaru aż do odbiorcy, czyli ma wspomnianą gestię transportową, ma do wyboru dwie możliwości. Albo podejmie się zorganizowania spedycji we własnym zakresie, albo skorzysta z usług wyspecjalizowanego podmiotu zajmującego się organizacją transportu, czyli firmy spedycyjnej.

Sam czy ze spedytorem?

Z pierwszej możliwości na pewno można skorzystać, jeżeli mamy jednego odbiorcę z nieodległego kraju, będziemy mu regularnie dostarczać towary, a w grę wchodzi transport samochodowy (drogowy). W takiej sytuacji nie powinniśmy mieć problemów ze znalezieniem firmy przewozowej, która podejmie się transportu towarów (na rynku najwięcej jest ofert firm przewozowych działających właśnie w tym sektorze).
Brak obowiązków związanych z przeładunkiem towaru sprawia, że firma powinna poradzić sobie z organizacją takiego transportu.Jeżeli jednak w grę wchodzi przeładunek towarów, transport na znaczne odległości (inny kontynent), wysyłanie partii towarów o różnej wielkości i do kilku odbiorców, warto się zastanowić nad powierzeniem spedytorowi organizacji takiego transportu.
Przykład:
Firma X podpisała z egipskim kontrahentem kontrakt na dostawę wyrobów chemicznych. Zgodnie z nim towar ma zostać dostarczony na koszt polskiej firmy do portu w Kairze. Firma X postanowiła dostarczyć towar pociągiem do Grecji i tam przeładować go na statek płynący do Egiptu. Jeden z pracowników odbył rozmowę z greckim armatorem i dowiedział się, w jakim terminie odpływa statek na takiej linii. W odpowiednim czasie towar został wysłany koleją, a po przybyciu do Grecji wyładowany na nabrzeżu portowym. Dopiero wtedy okazało się, że pracownik nie dokonał formalnego zabukowania ładunku, czyli nie zarezerwował miejsca na pokładzie i nie otrzymał tzw. noty bukingowej, która by to potwierdzała. Towar musiał być przez tydzień przechowywany w portowych magazynach na koszt polskiej firmy. Dopiero po tym czasie odpływał następny statek, na którym znalazło się wolne miejsce….

Dlaczego z pomocą specjalisty?

Co jest zaletą wyboru spedytora i powierzenia mu organizacji transportu? Jego znajomość rynku transportowego. Dzięki temu pomoże wybrać optymalny środek transportu oraz trasę przewozu danego ładunku. Warto podkreślić, że pojawienie się swego rodzaju pośrednika między sprzedającym a firmami przewozowymi lub portowymi wcale nie musi wpłynąć na wzrost kosztów. Przykładowo mali nadawcy nie są w stanie uzyskać korzystniejszych stawek czy też specjalnych prowizji. Natomiast spedytor ma takie możliwości. Firma, która powierzy mu towar, może z nich w takiej sytuacji skorzystać.

Dwie małe firmy chcą wysłać jednorazowo kontener towaru. Jedna z nich samodzielnie negocjuje przewóz tego towaru do portu w Gdańsku, jego załadunek na statek i fracht (przewóz morski) do portu w Szwecji. Druga te same czynności powierza spedytorowi. Ten ostatni dzięki temu, że na podobnej trasie obsługuje transport kilkunastu kontenerów dziennie, korzysta z 30-proc. rabatów na załadunek i fracht. Ma po prostu wynegocjowane lepsze warunki z firmami obsługującymi magazyny i dźwigi portowe oraz armatorem obsługującym trasę morską. Jeden pojedynczy kontener w pierwszym przypadku objęty jest zwykłym taryfikatorem, w drugim korzysta z tych rabatów.

Może się zatem okazać, że mimo konieczności zapłaty wynagrodzenia spedytorowi transakcja i tak będzie tańsza.Chęć do maksymalnego cięcia kosztów, która w tym wypadku będzie polegała na rezygnacji ze wszystkich pośredników, może skutkować nieterminową dostawą, uszkodzeniami towarów, stratami rynkowymi z powodu zbyt długiego procesu spedycji.Warto podkreślić, że nieterminowa dostawa wcale nie musi być dostawą spóźnioną, co wiązałoby się np. z obowiązkiem zapłaty kary umownej. Równie dobrze może to być dostawa przed umówionym z kontrahentem terminem odbioru. A to z kolei będzie się wiązało z obowiązkiem magazynowania lub składowania towarów na koszt dostawcy. Zadaniem spedytora jest tak zorganizować cały proces i powierzyć transport takim podmiotom, aby do tego nie doszło.


Obowiązki pośrednika

Podstawowe regulacje dotyczące umowy spedycji zawarte są w kodeksie cywilnym w art. 794 – 803. Zgodnie z nimi podstawowym obowiązkiem spedytora jest wysyłanie lub odbiór przesyłek albo wykonywanie innych usług związanych z przewozem towaru.

W praktyce taka firma może świadczyć następujące usługi:

– udzielanie porad w zakresie przygotowania kontraktu do wykonania,
– pomoc w przygotowaniu towaru do wysyłki (w szczególności pod kątem wymagań dla określonego środka transportu z uwzględnieniem jego ładowności, maksymalnego dopuszczalnego obciążenia itp.),
– wybór środka transportu,
– dostarczenie środków pomocniczych (np. kontenera, palet),
– zawarcie umowy o przewóz,- konwojowanie transportu,
– zawarcie umów o przeładunek (załadunek, wyładunek, składowanie),
– sporządzenie dokumentów przewozowych,- ubezpieczenie przesyłki,
– odbiór towaru od zleceniodawcy,
– dokonanie odprawy celnej (zgłoszenie towaru do innej wymaganej kontroli urzędowej),
– przekazanie produktów odbiorcy,
– organizowanie czynności dodatkowych (liczenie, mierzenie, kontrola jakości),
– regulowanie należności z tytułu kosztów przewozu oraz innych czynności i usług    wykonywanych w związku z transportem,
– magazynowanie towaru we własnych pomieszczeniach.
Kodeks cywilny wprowadza bardzo ramowe regulacje, dlatego zakres wszystkich dodatkowych usług musi zostać wyraźnie sprecyzowany w konkretnej umowie. Warto podkreślić, że większość spedytorów działających na polskim rynku posługuje się ogólnymi warunkami takich umów.
Najczęściej są to ogólne polskie warunki spedycyjne, które zostały opracowane przez Polską Izbę Spedycji i Logistyki oraz zatwierdzone przez Krajową Izbę Gospodarczą.

Spedytor – podmiot, który zawodowo podejmuje się wysłania lub odebrania przesyłki, zorganizowania całości lub części procesu jej przemieszczania oraz innych czynności związanych z obsługą towaru i jego przemieszczaniem. Warto podkreślić, że spedytor nie jest przewoźnikiem.
Organizuje on transport, podpisując umowy z odpowiednimi firmami przewozowymi (spedycja czysta). Oczywiście w praktyce zdarza się, że spedytorzy dysponują również własną flotą (taborem) i wchodzą w rolę przewoźnika. Jednak wtedy ich dodatkowe zadania i obowiązki wynikają z umów i prawa regulującego umowy przewozów, a nie umowy spedycji.
Spedycja – to pewien proces w transakcji zagranicznej. Można powiedzieć, że jest to uporządkowany ciąg czynności mających na celu zorganizowanie i zapewnienie dostawy towaru od producenta do odbiorcy. To przemieszczanie ładunku obejmujące takie czynności, jak: załadunek, przewóz, przeładunek, składowanie, liczenie, mierzenie, kontrola jakości itp.
Zlecenie spedycyjne – dokument, który rozpoczyna procedurę organizacji transportu. Powinien zawierać wszystkie dane o towarze i jego opakowaniu niezbędne spedytorowi do wykonania usługi spedycyjnej. Zazwyczaj firmy spedycyjne dysponują wzorcami takiego dokumentu.

Jakie obowiązki ma organizator transportu

Odpowiedzialność spedytora będzie zależała od zawartej umowy, zakresu czynności, które ma on wykonać, oraz od tego, czy pełni on też rolę przewoźnika
Z samego kodeksu cywilnego (art. 801) wynika, że spedytor odpowiada za utratę, ubytki lub uszkodzenie towaru, jeżeli powstały one od momentu przyjęcia towaru aż do wydania go przewoźnikowi, dalszemu spedytorowi, zleceniodawcy lub osobie przez niego wskazanej, czyli w szczególności odbiorcy towaru. Innymi słowy odpowiada tylko wtedy, kiedy sprawuje fizyczną pieczę nad towarem.W praktyce może się zdarzyć, że do takiej sytuacji nie dojdzie.
Spedytor zorganizuje transport w ten sposób, że w każdej chwili będzie on w posiadaniu jakiegoś przewoźnika. Wówczas będzie odpowiadał za szkody na towarze, tylko jeżeli będzie ponosił winę w wyborze podwykonawców (firm przewozowych lub świadczących inne usługi).Inaczej będzie oczywiście w sytuacji, gdy przez pewien czas towar będzie spoczywał w jego magazynie lub jego pracownicy będą liczyć towar albo ładować go na środek transportu. Jakiekolwiek uszkodzenia, które powstaną w tym czasie, obciążają spedytora.
Zakres obowiązków, a tym samym odpowiedzialności spedytora zwiększa się wtedy, gdy oprócz spedycji, firma bezpośrednio zajmuje się przewozem towaru. W tej sytuacji odpowiada on zgodnie z warunkami i przepisami obowiązującymi dla danej gałęzi transportu. W grę wejdą więc kolejne normy prawne, a odpowiedzialność będzie wynikała z umowy przewozu, a nie umowy spedycji.
Przykładowo dla transportu samochodowego takimi podstawowymi aktami mogą być:- konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (tzw. konwencja CMR, DzU z 1962 r. nr 49, poz. 238) i ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 125, poz. 874 ze zm.)[/link].
Natomiast dla transportu kolejowego: konwencja o międzynarodowym przewozie kolejami COTIF (w szczególności jej załącznik zawierający przepisy ujednolicone o przewozie towarów – tzw. załącznik CIM, DzU z 1985 r. nr 34, poz. 158 ze zm.) ustawa z 23 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (DzU z 2003 r. nr 86, poz. 789).
Jednak podstawowym obowiązkiem spedytora jest zorganizowanie transportu. Dlatego odpowiada on za kontrolę nad poszczególnymi przewoźnikami oraz ma obowiązek przygotować lub uzyskać od innych osób dokumenty niezbędne w transporcie towarów.
Przykład
Firma X złożyła zlecenie spedycyjne, określając rodzaj towaru i wskazując na jego wymiary oraz masę netto i brutto. W dniu załadunku pod jej magazyn podjechała ciężarówka przewoźnika zamówionego przez spedytora. Okazało się, że towar ze względu na wymiary nie może zostać załadowany na naczepę. Zamówienie niewłaściwego środka transportu obciąża spedytora. Podobnie może być w przypadku zamówienia samochodu niewłaściwego dla przewozu danego towaru.
Na przykład zwykłej ciężarówki zamiast samochodu-chłodni lub cysterny.

Wszechstronne lub wyspecjalizowane

Jak w większości innych branż tak i w spedycji można się spotkać ze specjalizacją. Największe międzynarodowe firmy spedycyjne są w stanie przewieźć każdy ładunek do najdalszych zakątków świata, często posługując się własnymi środkami transportu oraz sieciami agentów i przedstawicielstw.Mniejsze firmy często się specjalizują. Może to polegać na oferowaniu swoich usług organizacjom transportu tylko określonych ładunków, tylko przy użyciu określonych środków transportu (np. wyłącznie w transporcie drogowym lub morskim) lub określonych kierunków (np. obsługa handlu z rynkami azjatyckimi lub z Afryką). Może się okazać, że właśnie taka firma przez doskonałą znajomość lokalnych rynków i panujących na nim zwyczajów będzie nieocenionym źródłem informacji.

Etapy procesu

1. Koncepcja przygotowania procesu przemieszczania (przygotowanie kompleksowego wariantu przemieszczania towarów z uwzględnieniem różnych środków transportu i dróg przewozu).
2. Przygotowanie ładunku do przewozu (opakowanie, załadowanie, oznakowanie, sporządzenie wymaganych dokumentów celnych i handlowych).
3. Organizacja procesu przemieszczania (zawarcie umów z firmami przewozowymi lub wystawienie własnych dokumentów przewozowych).
4. Fizyczne przemieszczenie towaru (kontrola przewozu, przeładunek, magazynowanie, awizowanie, kontrola stanu ładunku, odbieranie go od poszczególnych przewoźników).
5. Obsługa procesu od strony finansowo-prawnej (czynności bankowe, ubezpieczeniowe, uzyskanie atestów).
6. Analiza kosztów i ocena przebiegu procesu spedycji (analiza kosztów, weryfikacja słabych i mocnych stron zastosowanego procesu, w tym wyboru przewoźników i drogi transportu).

Bezpośredni link do artykułu:


Słowa kluczowe: | Usługi firmy spedycyjnej | Dlaczego i Kiedy wybrać Spedytora | Kiedy skorzystać z usług firmy spedycyjnej |